【プロが教える】これだけ抑えて大成功!BBQ幹事の「3つのやること」を解説!

目次

「会社のBBQイベントで幹事になってしまった…」という場合、まず何から準備したらいいか、当日までに何を決めておくべきかわからず不安ですよね。

本記事では、現役のバーベキュー場スタッフが「幹事さんが当日までに準備すべきこと」を解説していきますので、ぜひ最後までご覧ください!

BBQ幹事になったら、まずは「会場選び」から!

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BBQ幹事さんが一番最初にやるべきことは「会場選び」です。特に春先や夏場であれば、会場予約はあっという間に埋まってしまいますので、まずは会場選びを行いましょう!

会場選びの際にやるべきことは以下の通り。

①:まずは「開催日」を確定する

開催日が確定していない場合は、まず開催日を決定するようにしましょう!社内でアンケートを取るのももちろん有効ですが、皆の希望を聞いて”ちょうどいい塩梅”を決めようとするとなかなか決まりません…。

ですのでオススメの方法としては、ある程度社員の要望を踏まえた上で、『この日に決定したので、参加できる人は連絡してね!』と言い切りの形で決めてしまうことです。

②:参加人数を把握する

会場を予約するにも、参加人数が不明ではバーベキュー会場側も受け入れてくれませんよね。そのため「そのイベントに何人参加すのか?」を確定させるようにしましょう!

もちろん当日都合が合わなくなってしまうメンバーもいますので、それらを考慮して「〜人くらいで、多少前後する可能性はありますが、予約できますか?」と確認するようにしましょう!

【ポイント】会場は「プランと設備」を踏まえて決めるべし!

知人とのイベントならばある程度目を瞑ってもらえますが、全社的なイベント幹事は「予算管理」と「施設満足度」がつきもの。少食な女性社員をはじめ、モリモリ食べる方、お子様連れの方など、どこに注視して会場を決めるのかは難しいものですよね。

そのため会場選びの際には、

・おかわりや持ち込みの有無が自由か?
・食材や利用時間など、団体様専用の「イベント予約プラン」が充実しているか?
・お子様連れでも1日中楽しめる施設があるか?
・もしもの雨天にも対応できるか?

上記4つに注視して決めていくようにしましょう!

下記記事では、もしもの雨天の際の「雨バーベキューの楽しみ方」について詳しく解説していますので、こちらもあわせてご覧ください!

関連記事:『当日に雨⁉BBQ場スタッフが教える「雨バーベキュー」の楽しみ方や持ち物まとめ

イベント詳細を告知しよう!

会場予約ができたら、イベント詳細(日時、集合・解散時間、会場住所)を告知しましょう!また会社支給のバスなどがない場合は、このタイミングでアンケートを実施し、車所持者への送迎依頼と、それぞれの配車振り分けを行うようにしましょう。

必要なモノの「買い出し」を行おう!

一通り告知を終えたら、次に行うのが「当日までの」買い出しです。買い出しで揃えるものは以下の2つ。

①:必要な食材・飲み物を揃えよう!

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まずは人数に合わせた食材調達を行いましょう。 バーベキューの人前のお肉の量は【250〜350グラム程度】が最適といわれていますので、これを人数分掛けたグラム数用意するのが無難かと思います!

またバーベキュー会場によっては、持ち込みNGな箇所や、会場調達ができる場合も多くありますので「どの食材をどれだけ準備する必要があるか?」は、予約を行ったバーベキュー会場に確認するようにしましょう!

②:必要な機材セットを揃えよう!

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バーベキューを行うためには、コンロや炭などの「火気類」、箸やお皿・具材を切る包丁などの「キッチン用具」、その他テントや机、椅子などの用意が人数分必要ですね。

ここで注意しなければいけないのが「火器類」で、会場によっては向こう側が用意してくれることに加え、火気厳禁となっているサイトも多くありますので、「せっかく用意したのに持ち込みNGだった…」とならないためにも、事前にどんな機材を用意すべきか、も確認した上で機材調達を行うようにしましょう!

当サイトでも火気類の持ち込みは原則NGですが、コンロをはじめとしたBBQセットは、すべてBBQプランに含まれておりますのでご安心ください!

下記記事では、当サイトが会社のバーベキュー会場に向いている理由を詳しく解説していますので、ぜひこちらも合わせてご覧ください!

関連記事:『【岐阜県】手ぶらOK!オアシスパークBBQ CANVASの魅力をバーベキュー場スタッフが解説!

手ぶら参加OKで幹事さんも楽ちん!
団体・大人数でのバーベキューはBBQ CANVAS!

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オアシスパークBBQ CANVASは、最大「270名」収容可能なバーベキュースペースを完備していますので、家族・友達はもちろん、より大人数の方々にもご参加いただけます!

また当サイトでは団体バーベキューをより快適に楽しんでいただくために、幹事様がより手軽にBBQを実施いただくためのご相談も承っていますので、

・できるだけ長い時間利用したい
・参加者ごとにプラン内容(飲み放題の有無など)を調整したい
・大人数にも対応できる「団体用機材」があると嬉しい
・ビンゴ大会などのレクリエーションがあると嬉しい

などのご相談も、ぜひお気軽にお申し付けください!団体バーベキューの開催は、ぜひBBQ CANVASへ!

下記記事では岐阜県で団体バーベキューするのにオススメのバーベキュー場を詳しく紹介していますので、こちらもあわせてご覧ください!

関連記事:『【団体予約OK】岐阜県のおすすめバーベキュー場&キャンプ場8選!

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